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Revisionssichere Archivierung

Rechnungen, Angebote, Belege, Aufträge und vieles mehr werden heute längst nicht mehr postalisch versendet, sondern elektronisch. Die Dokumentenflut steigt kontinuierlich – gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Grundsätzlich spricht vieles für den Umstieg auf elektronische Dokumente: So spart man Zeit, Kosten und Ressourcen. Doch leider wissen viele Firmen nicht, dass und wie sie diese Dokumente gesetzeskonform archivieren müssen.

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Firmen müssen sich Wissen über digitale Archivierung aneignen

E-Mails &Co. unterliegen ähnlich strengen gesetzlichen Vorschriften, was die digitale Archivierung anbelangt, wie Papierbelege. Wussten Sie zum Beispiel, dass sie eingehende elektronische Dokumente nicht verändern dürfen? Tatsächlich sind sie so aufzubewahren, wie sie eintreffen. Wer dachte, sie auszudrucken und abzuheften genüge, der irrt.

Unendlich muss dabei kein Unternehmer diese Dateien vorhalten. Wie lange allerdings, elektronische Dokumente verfügbar sein müssen, darüber sind sich viele KMU nicht im Klaren. Nachlesen sollte man die geltenden Bestimmungen nicht nur in den steuer- und handelsrechtlichen Regelungen, sondern beispielsweise auch in EU-Richtlinien und branchenspezifische Besonderheiten.

Kein Weg führt am Dokumenten-Management-System vorbei

Alles zu kompliziert? Da verzichte ich lieber ganz darauf? Wer in die Zukunft blickt, weiß, dass kein Weg an digitalen Dokumenten vorbeiführt. Die Digitalisierung schreitet voran. Immer mehr Ihrer Kunden und auch Lieferanten werden auf den elektronischen Versand umstellen. Ein entsprechendes Dokumenten-Management-System, also eine Software für die digitale Archivierung, zu nutzen, ist daher absolut empfehlenswert. Schließlich soll irgendwann der Parallelbetrieb von Papier- und elektronischen Archiven ein Ende finden. Die Lösung ist eben eine solche Software. Sie trägt dazu bei, beide Formen zu konsolidieren. Nur so können Ineffizienzen und im schlimmsten Fall Chaos vermieden werden. Sie kennen sich damit noch nicht aus? Erfahren Sie in unserem Ratgeber, worauf es ankommt, wenn Sie ein solches System einführen wollen und, welche Vorteile es bietet.

Was Sie im Ratgeber „Revisionssichere Archivierung“ lernen:

  • Was grundsätzlich in Sachen Aufbewahrung zu beachten ist.
  • Wie Sie die elektronische Datenflut managen.
  • Welche Vorteile ein Dokumenten-Management-System bietet.