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GoBD-Leitfaden

Obwohl die GoBD seit dem 1.1.2015 in Kraft sind, wissen die wenigsten Unternehmer über die neuen Regelungen zur elektronischen Archivierung, die sie beinhalten, Bescheid. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) machen vieles einfacher als bisher, bringen aber auch ein paar Änderungen mit sich, die Unternehmer für die nächste Betriebsprüfung parat haben sollten.

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Digitale Archivierung

Zur internen wie externen Korrespondenz hat die E-Mail das Papier vielerorts schon abgelöst. Elektronische Dokumente und Ordner haben Regalmeter von Leitz-Ordnern ersetzt. Das papierlose Büro ist zwar noch nicht Realität, dennoch werden viele Dokumente wie beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine mittlerweile digital versendet und archiviert. Die Vorteile sind offensichtlich: Digitale Dokumente zu archivieren ist einfach, preiswert und beschleunigt zusätzlich die Arbeitsabläufe: Sie werden schneller gefunden, versendet und bleiben langfristig abrufbar. Bisher schreckten jedoch viele Unternehmer vor einer reinen elektronischen Archivierung ab, da noch einige Fragen unklar waren, so beispielsweise, wann eingescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen. In seinem Schreiben vom 14.11.2014 stellte das Bundesfinanzministerium (BMF) erstmals klar: digitale Belege sind Papierdokumenten formal gleichstellt, Papierdokumente können nach dem Einscannen vernichtet werden und auch PDF-Rechnungen behindern den Vorsteuerabzug nicht.

Verfahrensdokumentation

Also einfach alle steuerrelevanten Dokumente digital ablegen und das war es? Leider nein: Damit ein Unternehmen nach den GoBD korrekt archiviert, muss es gewisse Punkte gewährleisten, wie beispielsweise eine zeitnahe Buchung und Unveränderbarkeit der Dokumente bei der digitalen Belegarchivierung. Außerdem muss es dem Steuerprüfer eine lückenlose Verfahrensdokumentation für die Prozesse der digitalen Archivierung in seinem Betrieb vorlegen. Wie eine GoBD-Verfahrensdokumentation aussehen sollte und welche Punkte Sie noch beachten müssen, erfahren Sie in diesem GoBD-Leitfaden.

Was Sie in diesem GoBD-Leitfaden lernen:

  • Was sind die GoBD?
  • Was hat sich durch die GoBD geändert?
  • Was müssen Sie bei der digitalen Belegarchivierung beachten?
  • Wie Sie ihre Verfahrensdokumentation vornehmen sollen.